تسيير الوثائق الإلكترونية

مقــدمـة

لم تعد المكتبات و مراكز المعلومات قاعات ورفوفا ترتب عليها الكتب و الوثائق، بل أصبحت فضاء واسعا لا تحده الجدران. ولم يعد البحث عن المراجع يقتصر على مراجعة قصاصات من الورق تسمى الفهارس، بل مداخل البحث الآلي باستخدام الحاسوب بالضغط على أقفال فتصطف قائمة المراجع على شاشة متابعة مرتبة أبجديا. ولم يعد القائم على المكتبة و الوثائقي مجرد مكتبي ينظم الكتب و الوثائق على الرفوف، ويقدمها للباحث أو القارئ حين يطلبها بل، هو وثائقي متعدد الاختصاصات خاصة المشرف على المكتبة المدرسية الذي ينبغي أن يكون ملما بمبادئ كل المواد الدراسية، مطلعا على برامجها الرسمية، عارفا بأساليب تدريسها وطرائق تعلّمها وتعليمها .

هذا التطور في عالم المكتبات بفضل الثورة التي أحدثتها التكنولوجيا الرقمية في مجال المعلومات فألغت الجدران والأسقف واختصرت المسافات وحولت العالم بقاراته الشاسعة إلى قرية صغيرة يمكن للإنسان أن يصل إلى أطرافها في ثواني معدودات.

ونتيجة لهذه الثورة، فإن تسيير الكم الهائل من المعلومات والوثائق قد تطلب بدون شك تغييرا جذريا، وظهر ما يسمى بـ "التسيير الالكتروني للوثائق" المعروفة باللغة الأجنبية بـ "Gestion Electronique des Documents "

و الهدف من هذا البحث هو التعرف على هذه التقنية. وقد تناولت خطته الأول: الإطار المنهجي، و عالج الثاني :ماهية التسيير الالكتروني للوثائق،أما الثالث: سلسلة و أصناف و سلسلة التسيير الالكتروني و مراحل انجازه. و أخيرا الرابع: اثر التسيير الالكتروني

للوثائق على المؤسسات.



1-1-مشكلـة البحـث:

ساهم التزايد الكمي المذهل اليوم في الوثائق و انفجار المعلومات في تفكير المختصين و المبرمجين أكثر في كيفية التسيير و معالجة هذه الأرصدة المتراكمة. حيث لم يعد التسيير اليدوي المحدود اليوم قادرا على أداء مهامه على الوجه المطلوب، ولا سرعة التحولات تسمح له بذلك أيضا فكان التسيير الآلي أولا،ثم جاء التسيير الالكتروني كأحدث محطة يتوصل إليها العقل البشري اليوم في ميدان التكنولوجيا الحديثة للمعلومات و التوثيق العصري الحديث.

و لكن رغم ما ذكر عن أهمية التسيير الالكتروني في المؤسسات، إلا أن البعض منها لا يستخدم هذه التقنية لحد الآن في تنظيم و ترتيب و حفظ الوثائق المتعلقة بها. و الاكتفاء بالطرق التقليدية، فانه يصبح من المفيد دراسة مثل هذه التكنولوجيا و معرفة فوائدها و كيفية التعامل معها.ومن هنا جيء بهذا التساؤل:

ماهو التسيير الالكتروني للوثائق و المعلومات؟ و مامدى تطبيقه في المؤسسات؟

1-2-تسـاؤلات البحـث:

وهي عبارة عن مجموعة من الأسئلة يسعى الباحث للإجابة عنها من خلال المراجع والكتب وكذلك مواقع الانترنت، وتكون التساؤلات متعلقة بموضوع أو مشكلة الدراسة، ومسايرة لفرضيات البحث وفصوله ومن خلال السؤال الرئيسي الذي قمنا بطرحه وضعنا التساؤلات الفرعية التالية:

1-ماهي أهداف التسيير الالكتروني؟

2-مالتجهيزات التي يقوم عليها التسيير الالكتروني في المؤسسات؟

3-مالمعوقات التي تحد من تطبيق التسيير الالكتروني في المؤسسات؟

1-3-فرضيـات البحـث

تعد الفرضية أكثر أدوات البحث العلمي فعالية،و بكلمة وجيزة يمكن أن تعرف الفرضية بأنها تفسيرات مقترحة للعلاقة بين متغيرين احدهما المتغير المستقل و هو السبب و الأخر المتغير التابع و هو النتيجة.وكانت فرضيات هذا البحث كما يلي:

1-يهدف التسيير الالكتروني إلى:

*تعزيز مستوى الأمان و الحماية على المعلومات

*ضبط صلاحيات الوصول إلى الوثائق و المستندات للموظفين

*توفير آلية للتوثيق و قيد العمليات التي تجري على الوثائق اليا .

2-يقوم على التسيير الالكتروني مجموعة من التجهيزات و البرمجيات هي:

*الماسح الضوئي

*الكاميرا الرقمية

*برمجية التعرف الضوئي على الحروف

3-تحد من تطبيق التسيير الالكتروني مجموعة من المشاكل و العراقيل هي:

*ثمن وضع التسيير الالكتروني باهض إذا كان كم الوثائق مؤرشفة ضخم.

*امن المعلومات.

*هشاشة وسائط التخزين.

1-4-أهمية البحث:

ليس هناك من مشكك في أهمية دراسة التسيير الالكتروني، ولا تقل أهمية دراسة هذا الجانب عن الجوانب التقنية الأخرى. لما لها من أهمية قصوى في ترتيب و حفظ الوثائق و استرجاعها، كذلك سرعة الانجاز في العمل.

و تبرز أهمية دراسة هذا الموضوع، باعتبار انه مفهوم حديث خاصة في العالم العربي. و الذي يعتبر مبحثا جديدا على المستويين الأكاديمي و التطبيقي، و أيضا إلقاء الضوء على احد التوجهات الحديثة في مجال تقنيات المعلومات. و هو "التسيير الالكتروني" و التحديات المتعلقة به.

1-5-أهـداف البحـث:

إن تبني أي موضوع للدراسة يعني وجود عدة أهداف ستسعى دراسته لتحقيقها ومن بين هذه الأهداف نذكر:

*التعرف على التسيير الالكتروني وأهميته.

*معرفة الوسائل و الأساليب الرئيسية المساعدة و المستخدمة و القائم عليها التسيير الالكتروني في المؤسسات.

*معرفة نظم التسيير الالكتروني السائدة في المؤسسات.

*مدى تطبيق التسيير الالكتروني في المؤسسات الجزائرية.

*الكشف عن المعوقات الحقيقية التي تتعلق بالتسيير الالكتروني و التي تحد من تطبيقها في المؤسسات.

1-6-ضبط مفاهيم و مصطلحات:

ورد في عنوان البحث الحالي و في ثناياه بعض المصطلحات الفنية و العلمية التي يكثر تداولها بين أهل الاختصاص ومن المستحسن توضيحها بغرض خدمة القارئ الذي قد لا يكون بالضرورة من المنتمين إلى تخصص علم المكتبات و المعلومات ومن أهم تلك المصطلحات ما يأتي:

*التسيير: هو مجموعة من الخطوات و الإجراءات التي تحقق الأهداف المرجوة.

*التسيير الالكتروني:هو مجموعة من الأدوات و التقنيات التي بواسطتها يمكن ترتيب و حفظ الوثائق و استرجاعها من خلال جملة من تطبيقات الإعلام الآلي. [1]

*الوثيقة: جمع وثائق في اللغة وهو ما يعتمد به، مؤنث الوثيق. (الإحكام في الأمر). نعني بكلمة وثائق جميع وسائل نقل المعرفة بأشكالها المختلفة.

مثل: الكتب الدوريات الاسطوانات اللوحات الأشرطة.....

الوثائق هي عبارة عن أوعية للمعلومات المكتوبة و هي المستند الرسمي للأعمال التي أنجزت في الماضي و التي تنجز حاليا و كذلك مشروعات المستقبل. [2]



*الوثيقة الالكترونية:مجموع معطيات منظمة في جذاذات fichiers معلوماتية غير ملموسة يمكن معالجتها بواسطة الحاسوب. [3]

ومن المعلوم أن المكتوب الالكتروني المسجل على الحاسوب نظير للمكتوب على الورق، بيد أن الوثيقة الالكترونية تمكن من فصل خصائص الوثيقة الكلاسيكية، أي تنظيمها(المعطيات الخارجيةMeta-donnés) مضمونها (المعلومات ) وبناؤها، وذلك يمكن من الاستغلال المنفرد لكل خاصية .

*المعلومات: يقدم المنجد التعريف التالي للفظ معلومات:

(كل ما يعرفه الإنسان عن قضية،عن حادث)

-كما يقدم لاروس المعجم العربي الحديث التعريف التالي

(الأخبار و التحقيقات أو كل ما يؤدي إلى كشف الحقائق و إيضاح الأمور). [4]

-المعلومات تعني الحقائق و البيانات التي تغير من الحالة المعرفية للشخص في موضوع معين. [5]

*الأرشيف:يقول جنكسون انه: عبارة عن وثائق تكون جزءا من المعاملات الرسمية،و التي تحفظ الرجوع إليها بطريقة رسمية عند الحاجة لذلك. [6]

-الهيئة التي تتولى مهمة حفظ الوثائق و السجلات و القيود و المدونات بصورة منظمة.

-آما تعريف أكسفورد الانجليزي بان كلمة أرشيف تعني: المكان الذي تحفظ فيه الوثائق العامة و المستندات التاريخية. [7]

*الأرشفة:عملية إعادة استلام الوثائق ووضعها في مكانها الأصلي وذلك بعد عودتها من الإعارة أو الاطلاع. [8]

*الأرشفة الالكترونية: ظهرت هذه التسمية في بداية الثمانينات وكان الهدف منها هو حفظ الوثائق غير النشطة ذات القيمة القانونية أو القيمة الإدارية طويلة المدى بهدف حمايتها من الإتلاف. [9]


2-ماهية التسيير الالكتروني للوثائق

2-1-تعريف التسيير الالكتروني للوثائق:

*طريقة آلية للتسيير و الترتيب و التخزين و الأرشفة و البحث في مجال الوثائق. [10]

*يغطي مجموع التقنيات التي تسمح بتسيير تدفق الوثائق بالمؤسسة هذه التقنيات لها مهام اقتناء أو رقمنه الوثائق و تحويلها إلى شكل لا مادي dematerialisation لأغراض تنظيم و تسيير و تكشيف و تخزين و البحث من اجل الاسترجاع و مطالعة و معالجة و بث الملفات الرقمية أيا كانت طبيعتها. [11]

*مجموع التقنيات التي تسمح و تتيح الوصول بكل سرعة و بأقل تكلفة ممكنة للمعلومات و الوثائق التي تسيرها المؤسسة أو تلك التي ترد إليها سواء كانت مؤسسة أو إدارة فالتسيير الالكتروني للوثائق مطلوب و لابد منه حيثما وجدت تضخم في الوثائق مثل: الوثائق التقنية، ملفات التامين... [12]

*نظام آلي informatise لتسيير الوثائق و تصنيفها و البحث عنها.مثل: تحويل الوثائق الورقية إلى رقمية أو تسيير حياة الوثائق و تدفقها. [13]

و نستنتج من هذه التعريفات أن التسيير الالكتروني للوثائق هو:



الحلول و الإجابة على مختلف إشكاليات و صعوبات التسيير ،التخزين،البحث،الاطلاع،المعالجة و دوران الملفات أو الوثائق مجتمعة أو متفرقة.

2-2-لمحـة تاريخيــة:

بدأت تقنية الأرشفة الالكترونية لغاية حفظ الأرشيف الوسيط و النهائي في المؤسسات العسكرية و تحولت التسمية من الأرشفة الالكترونية إلى التسيير الالكتروني للوثائق منذ منتصف الثمانينات من القرن العشرين و كانت الغاية منها هي المعالجة الالكترونية للأرشيف الجاري و الوسيط و النهائي و اعتمدت التقنية على نظام مستخدم و عميل عبر نظام استغلال اينيكس ( (UNIXو نظام تسيير لقاعدة بيانات ترابطية أو علائقية باستخدام برمجية أوراكل(ORACLE) و شبكة محلية.

ظهر مصطلح GED في أواسط الثمانينات للدلالة على مفهوم الأرشفة الالكترونية، وفي سنة 1994 اجمع مختصين فرنسيين في اجتماع لهم بمنظمة ََAPROGED على استخدام المختصر GEIDE للدلالة على مفهوم التسيير الالكتروني للمعلومات و الوثائق، الموجودة لتفادي مفهوم GED الذي انحصر فقط على مجال الوثائق. ومنه توسيع المفهوم ليشتمل جميع أنواع المعلومات بما فيها البيانات ذات المصدر الالكتروني، وفي كلتا الحالتين فان كل من المصطلحين GED وGEIDE يشيران في واقع الأمر إلى نفس التقنيات و نفس الحلول. [14]

2-3-مكونات التسيير الالكتروني للوثائق:

يتكون نظام التصرف الإلكتروني في الوثائق والمعلومات من أدوات ونظم هي:

*أدوات إدخال البيانات التقليدية +الماسح أو القارئ الآلي.

*أدوات الخزن(القرص الصلب )+أقراص ضوئية رقمية.

*أدوات الطباعة.

*أدوات البث.

*نظام إدارة قواعد البيانات+نظم إدارة قواعد الصور+برنامج التعرف الضوئي على الحروف(OCR). [15]

2-4-أهداف التسيير الالكتروني للوثائق

إن الأهداف الرئيسية للتسيير الالكتروني للوثائق يمكن حصرها في :

1- اقتناء الوثائق:

ويكون على عدة أشكال :

*إدماج الوثائق الورقية الموجودة:أي تحويلها إلى وثائق رقمية عن طريق Scanner وبعد التحويل يمكن فرزها باستخدام تكنولوجيا خاصة تدعى RAD ، حيث تستخلص معلومات من الصور الرقمية باستخدام تكنولوجيا أخرى تدعى LAD ، التي تستخدم تقنية التعرف على الرموز السرية Codes barrés ، وعلى حروف الكتابة اللغوية.

*إدماج الوثائق الإلكترونية الموجودة : وهي الجذاذات Fishers المكتبية، ونشائب PDF ... ، والوثائق الناتجة عن أنظمة النشر (COLD)